Matrimoni di lusso
Timeline di organizzazione: quanto tempo prima iniziare
Dodici, diciotto mesi è lo standard del settore per un matrimonio di fascia alta: ecco come si distribuiscono le fasi lungo il percorso.
Nel settore wedding, la timeline di 12-18 mesi prima dell'evento è considerata lo standard per un matrimonio di fascia alta: è il tempo necessario per bloccare la location preferita, definire il concept e coordinare con calma tutti i fornitori, invece di rincorrerli negli ultimi mesi.
Chi inizia con 12 mesi di anticipo sceglie. Chi inizia con 3 mesi si accontenta di quello che è rimasto libero.
A grandi linee il percorso si muove dal generale al particolare: prima il budget, le date e la lista invitati, poi la location e i fornitori più richiesti, poi la burocrazia e le comunicazioni agli ospiti, infine i dettagli e il coordinamento del giorno. Qui sotto le fasi mese per mese.
Due passaggi meritano una menzione a parte: il save the date, da inviare tra i 6 e gli 8 mesi prima (fino a un anno per un destination wedding, quando gli invitati devono organizzare viaggio e soggiorno), e la partecipazione vera e propria, l'invito ufficiale con tutti i dettagli, da recapitare di norma sei-otto settimane prima del matrimonio, circa tre mesi prima per un destination wedding. Se stampata su misura va ordinata con diversi mesi di anticipo; molto meno se digitale.
Per un evento aziendale i tempi sono più compressi ma seguono la stessa logica: prima si fissa l'obiettivo dell'evento, poi si sceglie la location e solo alla fine si costruisce il programma della giornata, dai lavori in sala all'eventuale cena di gala.
18-12 mesi prima
Si definisce il budget massimo e la sua suddivisione per voce, si scelgono due o tre date alternative e si abbozza la lista invitati, che condiziona subito la scelta della location. Si visitano le location e si blocca quella scelta. Se la data è certa, si può già mandare il save the date.
12-8 mesi prima
Si ingaggia il wedding planner, se non è già stato fatto, e si bloccano i fornitori più richiesti: fotografo, catering, fiorista. Si definisce il concept con il designer. Le coppie straniere iniziano qui a raccogliere i documenti per il rito scelto, che hanno tempi di alcuni mesi.
8-4 mesi prima
Si chiudono i fornitori rimanenti (musica, torta, hair & makeup, noleggi, trasporti), si ordinano bomboniere e partecipazioni su misura, si sistemano le pratiche burocratiche e le pubblicazioni, si prenota il viaggio di nozze e si apre il sito del matrimonio per le conferme degli ospiti.
4-2 mesi prima
Si spediscono le partecipazioni (circa tre mesi prima per un destination wedding), si raccolgono le conferme e le esigenze alimentari tramite il sito del matrimonio, si fanno le prove di trucco e acconciatura e la degustazione del menù, si definisce la disposizione dei tavoli.
L'ultimo mese e l'ultima settimana
Si chiudono i numeri definitivi con il catering, si costruisce il cronoprogramma minuto per minuto e lo si condivide con tutti i fornitori, si preparano i pagamenti a saldo e le mance. Nell'ultima settimana restano solo le prove generali, la consegna degli oggetti alla location e il riposo.
Come cambia per un evento aziendale
I tempi sono più compressi ma la logica è identica: prima si fissa l'obiettivo dell'evento, poi si sceglie la location, poi i fornitori e la produzione tecnica, e solo alla fine si costruisce il programma della giornata. Una convention o una cena di gala si organizzano in 3-6 mesi; un grande evento con produzione importante richiede 6-12 mesi.
Fonti
Domande frequenti
Quanto tempo prima bisogna iniziare a organizzare un matrimonio di lusso?
Lo standard del settore è 12-18 mesi di anticipo, per bloccare la location preferita e coordinare con calma tutti i fornitori.
Quando si invia il save the date?
Tra i 6 e gli 8 mesi prima, fino a un anno per un destination wedding, quando gli invitati devono organizzare viaggio e soggiorno.
Per un evento aziendale i tempi sono uguali?
Più compressi, ma la logica è la stessa: prima si fissa l'obiettivo dell'evento, poi la location, infine il programma della giornata.
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